Jobid=f878600648c5 (0.101)
Voor de zorgdirecteuren van de sector Polikliniek en Wijk zoeken wij een ervaren, enthousiaste en klantgerichte directiesecretaresse (32-36 uur per week, verdeeld over minimaal 4 dagen).
Wat maakt deze rol bijzonder? Je bent de spil in het team: een echte organisator die vooruitdenkt, snel schakelt en altijd oog heeft voor kwaliteit. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, hebt gevoel voor interne én externe verhoudingen en pakt uitdagingen met energie aan. Klaar voor deze uitdaging? Sluit je aan bij ons team en maak het verschil voor onze zorgdirecteuren én de organisatie!
Past deze functie bij jou?
Als directiesecretaresse ben jij een onmisbare steunpilaar voor onze zorgdirectie. Je werkt nauw samen met de directiesecretaresse van de sectordirecteur: jullie vormen een hecht team, verdelen taken, maken onderlinge afspraken en vervangen elkaar waar nodig. Daarnaast heb je intensief contact met alle andere secretariaten binnen de organisatie.
Je zorgt ervoor dat interne en externe afspraken goed worden gecoördineerd, werkzaamheden en processen gestructureerd blijven en prioriteiten helder zijn. Wanneer zich knelpunten voordoen, denk je proactief mee en zoek je naar oplossingen. Deze functie vraagt om zelfstandigheid, flexibiliteit en het vermogen om overzicht te houden, gecombineerd met een samenwerkingsgerichte houding. Dat is essentieel, juist omdat het directeurschap wordt gecombineerd met zorginhoudelijke taken.
Wat ga je doen?
- Complex agendabeheer: in de samenwerking met ketenpartners en lokale netwerken (zoals Mentaal Gezond Zuid-Limburg, BTP en Summa) vinden veel overleggen op directie- en bestuurlijk niveau plaats. Jij zorgt ervoor dat deze afspraken zorgvuldig worden gepland en dat alles tot in de puntjes georganiseerd is, zodat de bijeenkomsten vlekkeloos verlopen;
- Je bereidt projectgerelateerde overleggen zorgvuldig voor, stelt conceptagenda’s op, vult vergaderstukken aan en signaleert bijzondere aandachtspunten. Tijdens de bijeenkomsten notuleer je en zorg je voor een complete en accurate verslaglegging;
- Je bewaakt de voortgang van afspraken en acties die uit deze overleggen voortkomen en zorgt ervoor dat de afhandeling tijdig en zorgvuldig plaatsvindt;
- Je beheert een zorgvuldig bijgehouden archief met belangrijke e-mails, correspondentie, vergaderstukken en contracten of overeenkomsten;
- Je legt werk- en overlegdossiers aan en zorgt dat deze volledig en overzichtelijk zijn. Omdat veel van deze werkzaamheden digitaal plaatsvinden, is ervaring met werken in MS Teams onmisbaar;
- Je signaleert knelpunten tijdig en denkt actief mee over oplossingen, zodat processen soepel blijven verlopen.
Deel deze vacature: